Externaliser la préparation des pièces comptables
Externaliser la préparation des pièces comptables, que ce soit de manière ponctuelle ou régulière, vous permet de transmettre à votre expert-comptable des documents fiables, à jour, et bien organisés, tout en vous concentrant sur votre cœur de métier.
Préparation des documents comptables
Chez Hélance, je vous accompagne dans la préparation rigoureuse de tous vos éléments comptables en amont de leur transmission au cabinet d’expertise.
– Tri, classement et organisation des pièces justificatives
– Saisie des dépenses et recettes
– Suivi des règlements et pièces manquantes
– Transmission mensuelle ou trimestrielle au cabinet comptable
– Interface directe avec votre expert-comptable
Les avantages pour vous :
– Moins de stress en période fiscale
– Un comptable plus efficace (moins d’allers-retours)
– Une comptabilité toujours à jour
– Un gain de temps et une tranquillité d’esprit au quotidien
– Un partenaire de confiance pour structurer vos finances
Ne perdez plus de temps à chercher vos factures ou à comprendre ce qu’il manque. Je vous aide à garder le cap, et à piloter votre activité sereinement.
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Déclaration TVA
La déclaration de TVA est une obligation régulière… mais aussi un véritable casse-tête pour bon nombre d’entrepreneurs. Avec Hélance, je vous accompagne dans la préparation complète de votre déclaration, en collaboration avec votre cabinet comptable ou en autonomie selon votre organisation.
– Récupération et classement des pièces justificatives
– Suivi des factures d’achat et de vente
– Calcul des bases TVA collectée / TVA déductible
– Vérification des éléments transmis au comptable
– Préparation du tableau récapitulatif mensuel ou trimestriel
Les avantages pour vous :
– Plus d’oublis ni de stress à chaque échéance
– Un calcul fiable et structuré
– Une collaboration facilitée avec votre expert-comptable
– Des risques d’erreurs ou de pénalités réduits
– Du temps gagné pour vous concentrer sur votre cœur de métier
Simplifiez-vous la vie, je veille au bon déroulement de vos obligations fiscales. Déléguez en toute confiance.
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Facturation
La facturation est bien plus qu’une simple formalité administrative : c’est le point de départ de vos rentrées d’argent. Pourtant, dans le rythme effréné du quotidien, il est facile de prendre du retard, d’oublier un envoi ou de manquer un suivi. Résultat ? Votre trésorerie en souffre.
Avec Hélance, vous pouvez compter sur une gestion rigoureuse et fluide de vos factures :
– Émission rapide des devis et factures
– Suivi des paiements et des échéances
– Relances douces mais efficaces
– Classement et transmission au cabinet comptable
– Tableaux de bord de suivi à jour
Pourquoi c’est essentiel ?
– Une facturation structurée, c’est une trésorerie saine
– Vous réduisez les impayés et les oublis
– Vous gagnez en réactivité auprès de vos clients
– Vous conservez une image professionnelle et fiable
– Vous pouvez anticiper vos besoins de trésorerie
Confiez-moi la gestion de votre facturation pour rester concentré sur ce qui vous rapporte vraiment : votre activité.
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Recouvrement
Une activité rentable, c’est bien. Une trésorerie active, c’est vital. Mais quand les factures restent impayées, c’est tout l’équilibre de votre entreprise qui vacille. Le recouvrement n’est pas une option, c’est une nécessité.
Avec Hélance, vous avez une solution efficace et ponctuelle pour récupérer vos créances :
– Tri et classement des factures échues
– Relances personnalisées et bienveillantes
– Suivi rigoureux des encaissements
– Reporting clair et synthétique
– Intervention ponctuelle ou en renfort temporaire
Pourquoi c’est important ?
– Laisser traîner, c’est risquer de ne jamais encaisser
– Un recouvrement structuré, c’est du cash qui rentre rapidement
– Vous restez concentré sur votre activité pendant que je gère les relances
– C’est une mission que vous pouvez me confier à la carte, quand vous en avez besoin
Trop de factures en attente ? Besoin de faire le point sur votre encours client ?
Je prends le relais, de façon ponctuelle ou régulière, pour faire rentrer votre argent.
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Préparation des éléments de paie
La préparation des éléments de paie est une étape essentielle pour garantir des bulletins de salaire justes, complets et transmis à temps. En tant qu’assistante administrative externalisée, je vous aide à rassembler et transmettre tous les documents nécessaires à votre cabinet comptable ou votre gestionnaire de paie :
– Suivi des heures travaillées (temps plein, partiel, heures supplémentaires)
– Gestion des absences (congés, maladies, RTT)
– Transmission des justificatifs (arrêts, certificats…)
– Fichiers salariés à jour (entrées, sorties, informations sociales)
– Centralisation des variables de paie chaque mois
En confiant cette tâche à Hélance, vous réduisez les erreurs, gagnez du temps, et vous assurez une gestion RH fluide et conforme.
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Suivi de trésorerie et rapprochement bancaire
Le suivi de trésorerie et le rapprochement bancaire permettent une vision claire de vos finances. Ce sont les premiers indicateurs d’une gestion saine et proactive.
– Mise à jour régulière des flux de trésorerie
– Suivi des entrées et sorties d’argent
– Équilibrage des soldes bancaires
– Pointage des écritures avec vos relevés
– Aide à la prévision des paiements et encaissements
Résultat : vous savez exactement où en est votre trésorerie, vous anticipez les écarts et vous limitez les mauvaises surprises.
En déléguant cette mission à Hélance, vous vous assurez d’un suivi rigoureux et actualisé, au service de votre performance financière.
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Contactez-nous pour en savoir plus sur nos services.
Conditions Générales de Ventes
1. Objet
Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) définissent les droits et obligations de HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS représentée par Hélène DUPUIS, en sa qualité de Dirigeante et de son Client, dans le cadre des prestations d’assistanat administratif et commercial externalisé.
2. Acceptation des conditions
Toute commande implique l’acceptation pleine et entière des présentes CGV par le Client, qui déclare les avoir lues, comprises et acceptées sans réserve. Aucune condition générale ou particulière d’achat ne prévaut sur les présentes, sauf accord écrit des deux parties.
3. Lieu et durée d’intervention
Les prestations sont réalisées à distance (télétravail) ou sur site, chez le Client, sur son matériel et sur les logiciels et solutions informatiques mises à disposition, selon un accord préalable. Aucune durée minimale d’intervention n’est exigée, cependant, une présence sur site requiert un minimum de trois heures consécutives (voir article 6).
Toute heure commencée est due.
4. Devis et confirmation de commande
Un devis précise les détails de la prestation et sa tarification.
Ce dernier est valable pour une durée de 30 jours à compter de sa date d’émission.
Pour validation, le Client doit retourner le devis signé avec la mention « Bon pour accord », accompagné des présentes CGV signées. En cas d’acceptation par e-mail, une confirmation explicite est requise. Sans acceptation formelle, HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS se réserve le droit de ne pas démarrer la prestation.
Une fois signé, tout devis engage fermement le Client et ne peut être annulé. En cas d’annulation hors délai de la commande, c’est-à-dire après validation formelle du devis, HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS facturera au Client des frais d’annulation correspondant à 50% du montant total de la prestation prévue pour couvrir les frais engagés et les opportunités commerciales perdues. Si l’annulation intervient moins de 7 jours avant la date prévue de début de prestation, la totalité du montant du devis sera due par le Client.
5. Exécution et délais
HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS s’engage à réaliser la prestation avec diligence et conformément au devis accepté. Les dates d’exécution sont définies au préalable avec le Client et tracées par écrit sur le devis ou par échanges de mails. Selon le forfait choisi, un calendrier des prestations est défini. De même que toute demande de report doit faire l’objet d’un écrit par mail. Les délais de livraison sont indicatifs et dépendent notamment de la réactivité du Client. Aucun retard ne pourra justifier une demande d’indemnisation.
HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS s’engage à exécuter les prestations avec professionnalisme, diligence et conformément aux termes du devis accepté. Les dates d’exécution sont convenues en amont avec le Client et confirmées par écrit, soit sur le devis, soit par échanges de mails. En fonction du forfait choisi, un calendrier détaillé des prestations peut être établi. Toute demande de report ou de modification des dates doit être formulée par écrit et adressée par e-mail et acceptée par HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS.
Les délais de livraison ou d’exécution sont donnés à titre indicatif et peuvent varier en fonction de la réactivité du Client et de sa capacité à fournir les informations ou documents nécessaires dans les délais impartis. HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS ne pourra être tenue responsable des retards imputables au Client ou à des circonstances extérieures imprévues. Par conséquent, aucun retard ne pourra donner lieu à une annulation de la commande ni à une demande d’indemnisation ou de pénalité.
6. Tarification
Chaque client ayant des besoins spécifiques, une évaluation préalable est systématiquement réalisée afin de définir les attentes et d’établir une proposition personnalisée. Toute prestation fait ainsi l’objet d’un devis sur mesure, garantissant une facturation transparente, adaptée et équitable.
Les tarifs en vigueur sont exprimés en euros, nets de taxe, non soumis à la TVA (art. 293 B du CGI). Ils peuvent être fixés à l’heure ou au forfait et ajustés en fonction des besoins spécifiques du Client. Pour toute intervention sur site, un forfait minimum de 3 heures consécutives sera appliqué, même si la durée effective de la mission est inférieure. Les frais supplémentaires, tels que déplacement, impression, affranchissement, fournitures diverses (…) seront facturés en sus.
Les déplacements nécessaires à la réalisation des prestations sont assujettis à une majoration, calculée en fonction de la distance entre le lieu d’intervention et l’adresse de l’agence située au 359 avenue du Verger – 83140 Six-Fours-les-Plages (distance calculée avec Google Maps) :
● Déplacement ≤ 20 km (aller-retour) : aucun frais supplémentaire. Les frais sont inclus dans le tarif des prestations.
● Déplacement > 20 km (aller-retour) : une majoration sera appliquée, sur la base d’un forfait de 0,606 € par kilomètre parcouru.
Les prestations réalisées en urgence, en dehors des horaires habituels ou durant les week-ends et jours fériés sont soumises à une majoration tarifaire, selon les conditions suivantes :
● Intervention en urgence (moins de 24h de préavis) : majoration de 25 %
● Intervention après 20h en semaine : majoration de 25 %
● Intervention le samedi : majoration de 25 %
● Intervention le dimanche et les jours fériés : majoration de 50 %
Les tarifs des prestations et des déplacements sont révisables au 1er janvier de chaque année.
8. Droit de rétractation et annulation
Le Client peut se rétracter sous 7 jours, sauf si la prestation a déjà commencé. Toute annulation en cours de mission entraîne la facturation des prestations déjà réalisées. En cas de rétractation alors qu’un audit a été réalisé en amont, le dit-audit sera facturé sur la base du temps passé.
9. Modalités de paiement et acompte
Un acompte de 30 % du montant total de la prestation est exigé à la signature du devis pour confirmer la réservation des services. Le règlement de l’acompte vaut confirmation définitive de la prestation. Le solde devra être réglé par virement bancaire ou espèces à réception de la facture. Aucun escompte pour paiement anticipé n’est appliqué.
10. Retard de paiement
Tout retard de paiement entraîne :
● Une pénalité de retard selon le taux légal en vigueur.
● Une indemnisation forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
● Une majoration de 15 % du montant total de la commande avec un minimum de 30 € en cas de recouvrement judiciaire.
11. Confidentialité
Dans le cadre de la mission, HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS peut accéder à des données sensibles ou confidentielles. Le respect de la confidentialité est donc une priorité absolue. Dans le cadre des prestations confiées, HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS peut être amenée à accéder, pour le compte de son Client, à des systèmes informatiques (notamment un CRM), et à manipuler des données à caractère personnel relatives à des particuliers ou des professionnels.
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – Règlement UE 2016/679), HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS s’engage à la plus stricte confidentialité, à :
● n’utiliser les données personnelles uniquement dans le cadre des missions définies avec le Client,
● ne conserver aucune copie des données en dehors des systèmes du Client, sauf accord écrit spécifique,
● respecter la confidentialité et la sécurité des informations traitées,
● notifier sans délai toute suspicion de violation de données ou d’accès non autorisé.
Le Client s’engage, quant à lui, à :
● fournir au prestataire toutes les informations utiles à la bonne compréhension du traitement et à lui notifier toute violation de données le concernant,
● fournir des accès individualisés, sécurisés et limités aux seuls outils nécessaires à la réalisation des missions confiées (ex. CRM, boîte mail dédiée, etc.),
● informer HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS de toute procédure ou politique interne à respecter en matière de sécurité des données.
HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS décline toute responsabilité en cas de faille de sécurité imputable à l’infrastructure technique du Client et ne saurait être tenue responsable d’une interception des données.
Un avenant de confidentialité plus détaillé peut être signé à la demande du Client.
12. Responsabilité et force majeure
La responsabilité de EI DUPUIS HÉLÈNE – HÉLANCE est limitée à une obligation de moyens. Elle ne pourra être engagée qu’en cas de faute prouvée dans l’exécution de ses obligations contractuelles et ne saurait être tenue responsable des dommages indirects, pertes de données, de chiffre d’affaires ou de réputation. En outre, elle ne pourra être engagée en cas de force majeure, telle que définie à l’article 1218 du Code civil.
Le Client reste responsable de l’utilisation des documents fournis. EI DUPUIS HÉLÈNE – HÉLANCE se réserve le droit de refuser toute mission contraire à l’éthique (racisme, violence, etc).
13. Droit applicable et résolution des litiges
Les présentes Conditions Générales de Vente sont régies par le droit français.
En cas de différend relatif à l’interprétation ou à l’exécution des prestations, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable.
À défaut d’accord amiable, le Client a la possibilité de recourir à un médiateur de la consommation, conformément aux dispositions du Code de la consommation, avant toute action judiciaire.
À défaut de médiation ou en cas d’échec de celle-ci, tout litige sera porté devant les juridictions compétentes relevant du ressort du Tribunal de commerce de Toulon, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Dernière mise à jour : 08/05/2025
Les CGV peuvent être modifiées à tout moment, seule la date du devis signé fait foi.