Externaliser la gestion administrative

Offrez à vos clients une première impression professionnelle et chaleureuse.

Je prends en charge l’accueil de vos visiteurs sur site ainsi que la gestion de vos appels entrants, avec réactivité, bienveillance et professionnalisme. Qu’il s’agisse de répondre à des demandes d’information, de filtrer les appels ou d’orienter vos interlocuteurs, je veille à représenter fidèlement l’image de votre entreprise.

Les avantages pour votre activité :

– Une présence rassurante et organisée sur site

– Un standard téléphonique fluide, même en votre absence

– Un gain de temps et de sérénité dans votre quotidien

– Une communication client soignée et efficace

Service adapté aux professionnels, indépendants, TPE/PME et professions libérales.

Vous manquez de temps ou d’envie pour gérer les démarches administratives chronophages ?
Je vous accompagne dans la gestion de vos formalités administratives, pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel : votre cœur de métier.

Mes services en formalités administratives :

– Création ou mise à jour de dossiers professionnels : URSSAF, INSEE, Chambre des Métiers ou de Commerce, RSI, impôts, etc.
– Aide aux démarches administratives légales : déclarations d’activité, modifications statutaires, suivi de formalités juridiques simples.
– Saisie et transmission de documents officiels : attestations, formulaires CERFA, pièces justificatives.
– Préparation et classement des documents obligatoires pour vos échanges avec les administrations, les banques, ou votre cabinet comptable.
– Relations avec les organismes publics : prise de contact, relances, envois de pièces, demandes d’informations.

 Les avantages pour votre activité :

– Gain de temps immédiat sur des tâches souvent complexes

– Réduction de la charge mentale administrative

– Dossiers conformes, complets et à jour

– Moins de relances ou de blocages dus à des oublis ou erreurs de procédure

Vous perdez du temps à formuler vos courriers ou à gérer des courriers administratifs récurrents ?
Confiez-moi la rédaction et la saisie de vos documents professionnels, pour une communication claire, efficace et alignée avec votre image.

Mes services de rédaction & saisie :

– Rédaction de courriers administratifs ou commerciaux (relances, réclamations, demandes d’informations, résiliations, confirmations, etc.)
– Saisie de documents manuscrits ou dictés, mise en page professionnelle
– Corrections et reformulations pour une communication plus fluide et impactante
– Création de modèles de documents personnalisés pour vos envois récurrents
– Envoi des courriers en version numérique ou papier, selon vos besoins

Pourquoi externaliser cette tâche ?

– Gain de temps sur une tâche souvent fastidieuse

– Zéro oubli dans vos échanges importants

– Documents bien présentés et archivés, prêts à être envoyés ou partagés

– Image professionnelle renforcée grâce à une communication écrite soignée

Et si vous n’aviez plus à penser aux rendez-vous oubliés, aux appels à rappeler ou aux urgences du jour ?
Je deviens votre pense-bête professionnel, pour que votre planning ne soit plus jamais source de stress.

– Planification et gestion de vos rendez-vous (clients, fournisseurs, partenaires…)
– Suivi des appels entrants et sortants : prise de messages, rappels, relances
– Synchronisation de l’agenda avec vos outils préférés (Google Agenda, Outlook…)
– Mise en place de process de rappels automatiques pour les RDV et deadlines importantes
– Préparation des semaines / journées à venir, avec envoi de récapitulatif

Pourquoi me confier votre organisation ?

– Moins de charge mentale : je pense pour vous aux relances et suivis

– Gain de temps quotidien : chaque créneau est optimisé

– Meilleure efficacité : vos priorités sont respectées

– Réactivité renforcée auprès de vos interlocuteurs

Conditions Générales de Vente de Prestations de Services V2

1. Objet
Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) définissent les droits et obligations de HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS représentée par Hélène DUPUIS, en sa qualité de Dirigeante et de son Client, dans le cadre des prestations d’assistanat administratif et commercial externalisé.
2. Acceptation des conditions
Toute commande implique l’acceptation pleine et entière des présentes CGV par le Client, qui déclare les avoir lues, comprises et acceptées sans réserve. Aucune condition générale ou particulière d’achat ne prévaut sur les présentes, sauf accord écrit des deux parties.
3. Lieu et durée d’intervention

Les prestations sont réalisées à distance (télétravail) ou sur site, chez le Client, sur son matériel et sur les logiciels et solutions informatiques mises à disposition, selon un accord préalable. Aucune durée minimale d’intervention n’est exigée, cependant, une présence sur site requiert un minimum de trois heures consécutives (voir article 6).
Toute heure commencée est due.
4. Devis et confirmation de commande
Un devis précise les détails de la prestation et sa tarification.
Ce dernier est valable pour une durée de 30 jours à compter de sa date d’émission.
Pour validation, le Client doit retourner le devis signé avec la mention « Bon pour accord », accompagné des présentes CGV signées. En cas d’acceptation par e-mail, une confirmation explicite est requise. Sans acceptation formelle, HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS se réserve le droit de ne pas démarrer la prestation.
Une fois signé, tout devis engage fermement le Client et ne peut être annulé. En cas d’annulation hors délai de la commande, c’est-à-dire après validation formelle du devis, HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS facturera au Client des frais d’annulation correspondant à 50% du montant total de la prestation prévue pour couvrir les frais engagés et les opportunités commerciales perdues. Si l’annulation intervient moins de 7 jours avant la date prévue de début de prestation, la totalité du montant du devis sera due par le Client.
5. Exécution et délais
HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS s’engage à réaliser la prestation avec diligence et conformément au devis accepté. Les dates d’exécution sont définies au préalable avec le Client et tracées par écrit sur le devis ou par échanges de mails. Selon le forfait choisi, un calendrier des prestations est défini. De même que toute demande de report doit faire l’objet d’un écrit par mail. Les délais de livraison sont indicatifs et dépendent notamment de la réactivité du Client. Aucun retard ne pourra justifier une demande d’indemnisation.
HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS s’engage à exécuter les prestations avec professionnalisme, diligence et conformément aux termes du devis accepté. Les dates d’exécution sont convenues en amont avec le Client et confirmées par écrit, soit sur le devis, soit par échanges de mails. En fonction du forfait choisi, un calendrier détaillé des prestations peut être établi. Toute demande de report ou de modification des dates doit être formulée par écrit et adressée par e-mail et acceptée par HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS.
Les délais de livraison ou d’exécution sont donnés à titre indicatif et peuvent varier en fonction de la réactivité du Client et de sa capacité à fournir les informations ou documents nécessaires dans les délais impartis. HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS ne pourra être tenue responsable des retards imputables au Client ou à des circonstances extérieures imprévues. Par conséquent, aucun retard ne pourra donner lieu à une annulation de la commande ni à une demande d’indemnisation ou de pénalité.
 
6. Tarification
Chaque client ayant des besoins spécifiques, une évaluation préalable est systématiquement réalisée afin de définir les attentes et d’établir une proposition personnalisée. Toute prestation fait ainsi l’objet d’un devis sur mesure, garantissant une facturation transparente, adaptée et équitable.
Les tarifs en vigueur sont exprimés en euros, nets de taxe, non soumis à la TVA (art. 293 B du CGI). Ils peuvent être fixés à l’heure ou au forfait et ajustés en fonction des besoins spécifiques du Client. Pour toute intervention sur site, un forfait minimum de 3 heures consécutives sera appliqué, même si la durée effective de la mission est inférieure. Les frais supplémentaires, tels que déplacement, impression, affranchissement, fournitures diverses (…) seront facturés en sus.
Les déplacements nécessaires à la réalisation des prestations sont assujettis à une majoration, calculée en fonction de la distance entre le lieu d’intervention et l’adresse de l’agence située au 359 avenue du Verger – 83140 Six-Fours-les-Plages (distance calculée avec Google Maps) :
● Déplacement ≤ 20 km (aller-retour) : aucun frais supplémentaire. Les frais sont inclus dans le tarif des prestations.
● Déplacement > 20 km (aller-retour) : une majoration sera appliquée, sur la base d’un forfait de 0,606 € par kilomètre parcouru.
Les prestations réalisées en urgence, en dehors des horaires habituels ou durant les week-ends et jours fériés sont soumises à une majoration tarifaire, selon les conditions suivantes :
● Intervention en urgence (moins de 24h de préavis) : majoration de 25 %
● Intervention après 20h en semaine : majoration de 25 %
● Intervention le samedi : majoration de 25 %
● Intervention le dimanche et les jours fériés : majoration de 50 %
Les tarifs des prestations et des déplacements sont révisables au 1er janvier de chaque année.
8. Droit de rétractation et annulation
Le Client peut se rétracter sous 7 jours, sauf si la prestation a déjà commencé. Toute annulation en cours de mission entraîne la facturation des prestations déjà réalisées. En cas de rétractation alors qu’un audit a été réalisé en amont, le dit-audit sera facturé sur la base du temps passé.
9. Modalités de paiement et acompte
Un acompte de 30 % du montant total de la prestation est exigé à la signature du devis pour confirmer la réservation des services. Le règlement de l’acompte vaut confirmation définitive de la prestation. Le solde devra être réglé par virement bancaire ou espèces à réception de la facture. Aucun escompte pour paiement anticipé n’est appliqué.
10. Retard de paiement
Tout retard de paiement entraîne :
● Une pénalité de retard selon le taux légal en vigueur.
● Une indemnisation forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
● Une majoration de 15 % du montant total de la commande avec un minimum de 30 € en cas de recouvrement judiciaire.

11. Confidentialité
Dans le cadre de la mission, HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS peut accéder à des données sensibles ou confidentielles. Le respect de la confidentialité est donc une priorité absolue. Dans le cadre des prestations confiées, HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS peut être amenée à accéder, pour le compte de son Client, à des systèmes informatiques (notamment un CRM), et à manipuler des données à caractère personnel relatives à des particuliers ou des professionnels.
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – Règlement UE 2016/679), HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS s’engage à la plus stricte confidentialité, à :
● n’utiliser les données personnelles uniquement dans le cadre des missions définies avec le Client,
● ne conserver aucune copie des données en dehors des systèmes du Client, sauf accord écrit spécifique,
● respecter la confidentialité et la sécurité des informations traitées,
● notifier sans délai toute suspicion de violation de données ou d’accès non autorisé.
Le Client s’engage, quant à lui, à :
● fournir au prestataire toutes les informations utiles à la bonne compréhension du traitement et à lui notifier toute violation de données le concernant,
● fournir des accès individualisés, sécurisés et limités aux seuls outils nécessaires à la réalisation des missions confiées (ex. CRM, boîte mail dédiée, etc.),
● informer HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS de toute procédure ou politique interne à respecter en matière de sécurité des données.
HÉLANCE – EI HÉLÈNE DUPUIS décline toute responsabilité en cas de faille de sécurité imputable à l’infrastructure technique du Client et ne saurait être tenue responsable d’une interception des données.
Un avenant de confidentialité plus détaillé peut être signé à la demande du Client.
12. Responsabilité et force majeure
La responsabilité de EI DUPUIS HÉLÈNE – HÉLANCE est limitée à une obligation de moyens. Elle ne pourra être engagée qu’en cas de faute prouvée dans l’exécution de ses obligations contractuelles et ne saurait être tenue responsable des dommages indirects, pertes de données, de chiffre d’affaires ou de réputation. En outre, elle ne pourra être engagée en cas de force majeure, telle que définie à l’article 1218 du Code civil.
Le Client reste responsable de l’utilisation des documents fournis. EI DUPUIS HÉLÈNE – HÉLANCE se réserve le droit de refuser toute mission contraire à l’éthique (racisme, violence, etc).
13. Droit applicable et résolution des litiges
Les présentes Conditions Générales de Vente sont régies par le droit français.
En cas de différend relatif à l’interprétation ou à l’exécution des prestations, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable.
À défaut d’accord amiable, le Client a la possibilité de recourir à un médiateur de la consommation, conformément aux dispositions du Code de la consommation, avant toute action judiciaire.
À défaut de médiation ou en cas d’échec de celle-ci, tout litige sera porté devant les juridictions compétentes relevant du ressort du Tribunal de commerce de Toulon, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Dernière mise à jour : 08/05/2025
Les CGV peuvent être modifiées à tout moment, seule la date du devis signé fait foi.